Kurumu okuma becerisi

Bir şirkette çalışmakla o şirketi anlamak aynı şey değil.

Yıllarca aynı şirkette çalışabilir, bütün prosedürleri öğrenebilir, kimin kime bağlı olduğunu ezbere bilebiliriz. İşimizi de gayet iyi yapabiliriz. Ama yine de çalıştığımız kurumun gerçekte nasıl işlediğini tam olarak anlayamamış olabiliriz.

Çünkü organizasyon şeması kimin kime bağlı olduğunu gösterir. Kimin gerçekten güçlü olduğunu değil. Ünvanları gösterir, kimin sözüne güvenildiğini değil. Departmanları gösterir, aralarındaki ilişkileri değil. Yetkiyi gösterir, kritik bilginin kimde olduğunu değil.

Bir anlamda organizasyon şeması kurumun anatomisini gösterir. Fizyolojisini değil.

Üstelik bazı şirketlerde organizasyon şeması o kadar sık değişir ki, güncel halini bulmak bile başlı başına bir yetkinlik gerektirir.

Peki bir kurumu gerçekten nasıl okuruz?

Finansal okuryazarlık varsa, kurumsal okuryazarlık neden olmasın?

Finansal okuryazarlık yalnızca finansal araçları tanımak değildir. Ekonomik koşulları izlemek, riskleri ve fırsatları değerlendirmek, bütün yumurtaları aynı sepete koymamak ve uzun vadeli düşünmektir. Yalnızca paramızın bugün nerede olduğuna değil, yarın nerede olabileceğine de bakmaktır.

İş hayatında neden farklı davranalım ki?

Kurumsal okuryazarlık da yalnızca şirketin organizasyon yapısını bilmek değildir. İnsanları, ilişkileri, karar mekanizmalarını, güç dengelerini ve değişimi birlikte okuyabilmektir. Kurumun bugün nasıl çalıştığını anlamak ve yarın nasıl değişebileceğini değerlendirebilmektir.

Finansal geleceğimiz için yatırımlarımızı çeşitlendiriyorsak, iş hayatında da bütün geleceğimizi tek bir pozisyona, bir yöneticiye veya yetkinliğe bağlamamayı düşünebiliriz. İlişkilerimize, itibarımıza ve yeni yetkinliklere yatırım yapmak da uzun vadeli bir hazırlıktır.

Çünkü kurumumuzu yalnızca organizasyon şemasından okuyorsak, haritanın yarısıyla yol bulmaya çalışıyoruz.

Şemanın arkasındaki organizasyon

Şimdi kendi şirketimizi düşünelim. Bir problem çıktığında insanlar gerçekten kime gidiyor? Kritik bir karar alınmadan önce kimin fikri soruluyor? Departmanlar arasında işler tıkandığında kim telefon açınca kapılar ardına kadar açılıyor? Kime daha kolay “hayır” deniyor. Şirketin geçmişindeki önemli kararların neden alındığını kim biliyor?

David Krackhardt ve Jeffrey Hanson, Harvard Business Review'da yayımlanan Informal Networks: The Company Behind the Chart (1993) çalışmalarında, resmî organizasyonun arkasındaki üç ilişki ağına dikkat çekiyor: İnsanların işlerini yapabilmek için kime danıştığı, kime güvendiği ve kimlerle iletişim kurduğu. Bu ağlar bazen işleri hızlandırırken bazen de en iyi hazırlanmış değişim planlarını tıkayabiliyor.

McKinsey'nin informal çalışan ağları üzerine çalışmaları da benzer bir gerçeğe dikkat çekiyor: Hiyerarşide oldukça aşağıda bulunan biri, sahip olduğu bilgi ve ilişkiler nedeniyle kurumun günlük işleyişinde merkezi bir rol oynayabiliyor.

Pozisyon, bütçe, imza ve karar yetkisi elbette güçtür. Ama kritik bilgiye sahip olmak, güven kazanmak, üst yönetime erişebilmek veya kurum hafızasını taşımak da güç yaratabilir. Bazen odadaki en güçlü insan, en yüksek ünvanlı kişi değildir. Herkesin karar vermeden önce fikrini almak istediği kişidir.

Demek ki şirketlerde iki ayrı yapı var: Kâğıt üzerinde çalışan organizasyon ve gerçekten çalışan organizasyon. İdeal olan bunların birbirini desteklemesi. Ama her zaman öyle olmuyor.

Daha önce Performans Yetmez yazımızda da tartıştığımız gibi, işimizi iyi yapmak her zaman beklediğimiz sonuçları da getirmeyebilir. Çünkü kurumlarda kararlar yalnızca performansa göre alınmaz. İlişkiler, itibar, görünürlük, değişen ihtiyaçlar ve zamanlama da sonuçları etkileyebilir.

Beklentilerimiz gerçekleşmediğinde hemen “Bu şirkette performansın hiçbir değeri yok” sonucuna varabiliriz. Belki gerçekten de öyledir. Ama önce neyin değiştiğini, hangi kriterlerin etkili olduğunu ve bizim neyi gözden kaçırmış olabileceğimizi anlamamız gerekir.

Kurumu okumak adaletsizliği haklı çıkarmak değildir. Karşımızdaki sorunun ne olduğunu doğru teşhis edebilmektir. Çünkü yanlış teşhisten doğru karar çıkması biraz şansa kalır.

“Ben ofis politikalarına girmem!”

Kurumsal hayatta sık duyduğumuz, hatta biraz da gururla söylediğimiz bir cümle. Sanki ofis politikalarına karışmadığımızda onlar da bize karışmayacakmış gibi.

Oysa şirketlerde yalnızca görev tanımlarıyla çalışmıyoruz. Aramızda güven ilişkileri, eski dostluklar, rekabetler, ittifaklar ve çıkar çatışmaları var. Bazı kararlar toplantı masasında alınırken bazılarının zemini toplantıdan çok önce hazırlanıyor. Hatta bazen toplantının kendisi, daha önce verilmiş bir kararın resmî törenine dönüşebiliyor.

Ofis politikalarını sevmeyebiliriz. Bunların bir parçası olmak istemeyebiliriz. Ama yokmuş gibi davranmak bizi etkilerinden korumuyor. Trafik kurallarını bilmemek, trafikten muaf olduğumuz anlamına gelmiyor.

Öte yandan her ilişkiyi çıkarcılık, her yakınlığı torpil, her anlaşmazlığı güç savaşı olarak görmek de kurumu yanlış okumaktır. İnsanların birbirine güvenmesi, destek olması veya birlikte hareket etmesi her zaman kötü niyetli bir politikanın sonucu değildir.

Mesele politik davranmak değil, politik körlük yaşamamak.

Ofis politikalarının dışında kalmayı seçebiliriz. Ama sonuçlarının dışında kalmayı seçemeyiz.

Organizasyon değişince gerçekte ne değişiyor?

Üstelik okumaya çalıştığımız harita sabit de değil. Yeni CEO gelir, kutular değişir. Şirket büyür, yeni katmanlar oluşur. Maliyet baskısı iki fonksiyonu birleştirir. Teknoloji, müşteri beklentileri veya yeni strateji bazı bölümleri öne çıkarır. Bazen de organizasyon şeması değişir ama işler eskisi gibi yürümeye devam eder. Sadece yeni kartvizitler bastırılmıştır.

Kurumsal okuryazarlık burada da devreye girer. Yalnızca yeni şemaya bakmayız. Neden değişti, neden şimdi değişti, hangi problemi çözmeye çalışıyor, kaynaklar ve karar yetkileri nereye kayıyor? diye sorarız.

Çünkü kutuların yer değiştirmesi bazen yalnızca organizasyonu değil, güç dengelerini ve kurumun gelecekteki yönünü de değiştirir.

Geleceği tahmin etmek değil, sinyalleri okumak

Yeni CEO'nun sürekli hangi konuları gündeme getirdiğine, hangi bölümlere yatırım yapıldığına, nerelerde işe alımların hızlandığına, hangi projelerin sessizce kapandığına bakabiliriz. Tek bir gelişme fazla şey söylemeyebilir. Ama farklı sinyaller aynı yönü göstermeye başladığında bir değişimin habercisi olabilirler.

Elbette her bütçe kesintisi yaklaşan bir felaket, her yeni işe alım da parlak bir gelecek anlamına gelmez. Kurumu okumak, koridorda duyduğumuz her söylentiden bir şirket stratejisi çıkarmak değildir.

Asıl beceri, gözlemlerimizi doğrulamak, tekrar eden örüntüleri fark etmek ve erken hüküm vermemektir.

Geleceği kesin olarak bilemeyiz. Ama bazen gelecek kapıyı çalmadan önce koridordaki ayak seslerini duyabiliriz.

Peki kurumu nasıl okumaya başlayacağız?

Önce organizasyon şemasını öğrenelim ama onunla yetinmeyelim. Kararların nasıl alındığını, bilginin nerede toplandığını, insanların kimlere güvendiğini ve bölümlerin nasıl iş birliği yaptığını gözlemleyelim. Resmî açıklamalarla günlük uygulamalar arasındaki farklara bakalım. Tek bir olaydan kesin sonuç çıkarmak yerine tekrar eden örüntüleri arayalım.

Bir şeylerin neden olduğunu anlamaya çalışırken yalnızca kendi bulunduğumuz yerden bakmak büyük problem. Farklı bölümlerle konuşalım, farklı görüşleri dinleyelim, varsayımlarımızı sorgulayalım. Çünkü bazen kurumu yanlış okumamızın nedeni yeterince bilgi sahibi olmamamız değil, bildiğimizden fazla emin olmamızdır.

Ve belki de en önemlisi, kurumu okumayı yalnızca işler ters gittiğinde hatırlamayalım. İşler yolundayken de gözlemleyelim, öğrenelim ve değişime hazırlanalım.

Finansal geleceğimizi yönetebilmek için yalnızca ne kadar kazandığımızı bilmek yetmiyor. İş hayatında da yalnızca ne kadar iyi çalıştığımızı bilmek yetmeyebilir.

İçinde çalıştığımız sistemi de okuyabilmemiz gerekiyor.

Kara Kutu Notu

Başınıza gelenleri anlamak, gelecek olanı daha erken görebilmek istiyorsanız, organizasyon şemasını değil, kurumun gerçekte nasıl çalıştığını okuyun.

***

Gelecek hafta: Şirkette gerçekten kim güçlü?

Organizasyon şeması ünvanları gösteriyor. Peki gerçek güç nerede? Bazen bir makamda, bazen kritik bir bilgide, bazen üst yönetime açılan bir kapıda, bazen de organizasyon şemasında hiç görünmeyen bir ilişki ağında.

Gelecek hafta şirketlerde gücün nereden geldiğine ve gerçekten güçlü olanları nasıl anlayabileceğimize bakacağız.